Geschichte und aktueller Status des IFS-Broker

Broker und Importeure nehmen in der Wertschöpfungskette eine wichtige Rolle ein, weil sie mit ihrer Auswahl der Lieferanten nachhaltig die Lieferkette beeinflussen. Handelspartner erwarten von Brokern und Importeuren, dass deren Produktanforderungen an die Hersteller weitergeleitet, dort verstanden und umgesetzt werden. Da Zwischenhändler (Broker) und Importeure in Zeiten globaler Warenströme, eine sehr wichtige Rolle einnehmen , um Hersteller und Einzelhändler zusammenzubringen, wurde im Jahr 2009 die erste Version des IFS Broker in Anlehnung an den IFS Food veröffentlicht.


Inzwischen wirde bereits die Version 3 des IFS Broker-Standards im Juni 2019 veröffentlicht. Diese kann von der IFS-Homepage (International Featured Standard) heruntergeladen werden. Die neue Version ist am 02. Januar 2020 in Kraft getreten, wobei es eine Übergangsphase bis zum 30. Juni 2020 gibt. Von Januar bis Juni können die Betriebe wählen, ob sie noch nach der Version 2 oder schon nach der Version 3 auditiert werden möchten. Ab 01. Juli 2020 werden dann alle anstehenden Audits nach der Version 3 des IFS Broker durchgeführt.

 

 

iformation zum IFS-Broker-Standard und dessen Anforderungen im Detail:

Der aktuelle IFS Broker-Standard enthält 101 Anforderungen welche jweils bei voller Übereinstimmung mit A (= 20 Punkte), bei nahezu voller Übereinstimmung mit B (=15 Punkte) , bei geringer Übereinstimmung mit C (=5 Punkte) und bei Nichtumsetzung bzw. keiner Übereinstimmung mit D (= Abzug von 20 Punkte) bewertet werden.

Aufgrund der Gesamtpunktezahl und Abweichungen (KO, Major) sind folgende Auditergebnisse möglich:

Auditergebnis Status Maßnahmen Bericht Zertifikatserteilung
Ergebnis ≥95% Bestanden auf höherem Niveau nach Erhalt des Maßnahmenplans  Ausgefüllten Maßnahmenplan binnen zwei Wochen nach Erhalt des vorläufigen Auditberichtes zurücksenden.  Bericht inkl. Maßnahmenplan gibt den Status bekannt Ja, Zertifikat auf Basisniveau, 12 Monate Gültigkeit
 Ergebnis ≥75 und <95%  Bestanden auf Basisniveau nach Erhalt des Maßnahmenplans Ausgefüllten Maßnahmenplan binnen zwei Wochen nach Erhalt des vorläufigen Auditberichtes zurücksenden.  Ausgefüllten Maßnahmenplan binnen zwei Wochen nach Erhalt des vorläufigen Auditberichtes zurücksenden.  Ja, Zertifikat auf Basisniveau, 12 Monate Gültigkeit
 Max. 1 Major und ≥75% der Anforderungen sind erfüllt  Nicht bestanden, bevor nicht weitere Maßnahmen durchgeführt und in einem Ergänzungsaudit überprüft wurden Ausgefüllten Maßnahmenplan binnen zwei Wochen nach Erhalt des vorläufigen Auditberichtes zurücksenden. Ergänzungsaudit (Follow-Up Audit) max. sechs Monate nach dem Audit Bericht inkl. Maßnahmenplan gibt den Status bekannt  Zertifikat gemäß Basis-Niveau, sofern der Major endgültig behoben und im Ergänzungsaudit überprüft wurde
 >1 Major und/ oder <75% der Anforderungen sind erfüllt N  Nicht bestanden Maßnahmen und Vereinbarung eines neuen Audits  Bericht gibt Status bekannt  Nein
 Wenigstens 1 KO mit D-Bewertung  Nicht bestanden Maßnahmen und Vereinbarung eines neuen Audits  Bericht gibt Status bekannt  Nein


Der Auditor kann die Nichteinhaltung einer Anforderung mit einem „KO“ oder „Major“ bewerten, was zu Abzügen von der Gesamtpunktzahl führt. Diese Bewertungsmöglichkeiten werden nachfolgend erklärt.

Major
Eine Major-Nichtkonformität kann für alle Anforderungen vergeben werden, die nicht als KO definiert sind.
Eine Major wird vergeben, wenn
• es zu einem erheblichen Versäumnis bei der Einhaltung der Anforderungen des Standards
kommt.
• Bei Nichtbeachtung rechtlicher Bestimmungen, Produktsicherheit, internen Fehlfunktionen (z. B. komplett nichtregulierte und gesteuerte Prozesse) und Nichteinhaltung von Kundenbelangen.
Weiterhin kann eine Major-Nichtkonformität vergeben werden, wenn die festgestellte Nichtkonformität zu einem ernsthaften Gesundheitsrisiko führen kann.
Eine Major-Nichtkonformität führt zum Abzug von 15% der möglichen Gesamtpunktzahl und es wird kein Zertifikat erteilt, bis Maßnahmen behoben wurden und bei einem neuen Audit überprüft.

KO-Kriterien
Im IFS Broker Standard sind acht Anforderungen als KO-Anforderungen definiert (KO = Knock Out).
Wenn der Auditor während des Audits feststellt, dass eine dieser KO-Anforderungen durch das Unternehmen nicht erfüllt wird, kann kein Zertifikat erteilt werden.
Folgende 8 KO-Kriterien sind im IFS Broker definiert:
1.2.2 – Verantwortung der Unternehmensleitung
2.3.1 – Produktsicherheitsmanagement
4.2.2 – Produktspezifikationen
4.6.1 – Rückverfolgbarkeitssystem
5.1.1 – Interne Audits
5.5.2 – Verfahren zur Rücknahme und Rückruf
5.7.2 – Korrekturmaßnahmen
Die Bewertung einer KO-Anforderung mit „C“ ist nicht möglich. Entsprechend der inhaltlichen Bedeutung kann eine solche Anforderung nur mit A, B oder D (= KO) bewertet werden.
Wenn eine KO-Anforderung mit „D“ bewertet wird, führt dies zu einem Abzug von 50% von der möglichen Gesamtpunktzahl und damit automatisch zur Beurteilung „nicht bestanden“ für die IFS Broker-Zertifizierung.

Die 101 Anforderungen und 6 Kapitel des IFS-Broker Version 3 (Stand 04/2020)

1 Unternehmensverantwortung
1.1 Unternehmenspolitik/Unternehmensleitlinien
1.1.1 Es liegt eine übersichtliche, von der Unternehmensleitung verabschiedete und umgesetzte
Unternehmenspolitik (Leitlinien) vor. Diese berücksichtigt mindestens:
• Kundenorientierung,
• Nachhaltigkeit (Umweltverantwortung, Ethik und Personalverantwortung)
• Engagement zur Produktsicherheitskultur
• Produktanforderungen (inkl. Produktsicherheit, Produktqualität, Produktlegalität, Verfahren und Spezifikationen).
Die Unternehmenspolitik ist an alle Mitarbeiter kommuniziert.
1.1.2 Der Inhalt der Unternehmenspolitik ist in messbare Ziele (Qualität und Produktsicherheit) aufgeschlüsselt. Diese sind den jeweiligen Mitarbeitern bekannt und werden effektiv umgesetzt.
1.1.3 Alle relevanten Informationen hinsichtlich Produktsicherheit, -qualität und -authentizität sind an die betroffenen Mitarbeiter effektiv und zeitnah kommuniziert.

1.2 Unternehmensstruktur
1.2.1 Es liegt ein Organigramm vor, das die Struktur des Unternehmens deutlich aufzeigt. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten, inkl. Stellvertretungen, sind eindeutig geregelt.
1.2.2 KO Nr.1: Die Unternehmensleitung ist für die Unternehmenspolitik und -ziele verantwortlich. Die erforderlichen Ressourcen und Investitionen zur Absicherung der spezifikationsgemäßen bzw. in Kundenverträgen vereinbarten Produktsicherheit, -legalität und -qualität sind bereitgestellt.
1.2.3 Die Unternehmensleitung stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihre Verantwortlichkeiten hinsichtlich Produktsicherheit und -qualität kennen und das Mechanismen vorhanden sind, die Wirksamkeit ihrer Handlungen zu überwachen. Diese Mechanismen sind eindeutig identifiziert und dokumentiert.
1.2.4 Das Unternehmen stellt sicher, dass den betroffenen Mitarbeitern alle Prozesse (dokumentierte und nicht dokumentierte) bekannt sind und einheitlich angewendet werden.
1.2.5 Das Unternehmen verfügt über ein System, um sicherzustellen, dass es über alle relevanten Rechtsvorschriften in Bezug auf Qualität und Sicherheit der gehandelten Produkte, wissenschaftliche und technische Entwicklungen sowie Verfahrenskodizes der Industrie informiert ist.
1.2.6 Das Unternehmen informiert seine Kunden so schnell wie möglich über jegliches Problem im Zusammenhang mit der Produktspezifikation, insbesondere über Nichtkonformität(en) die von
zuständigen Behörden festgestellt wurden und einen definierten Einfluss auf die Sicherheit und/oder Legalität der betreffenden Produkte haben, hatten oder haben könnten. Dies erfolgt
unter dem Vorbeugeprinzip, ist aber nicht darauf beschränkt.
1.2.7 Die Unternehmensleitung stellt sicher, dass die Zertifizierungsstelle über Änderungen informiert wird, die möglicherweise die Fähigkeit beeinflussen mit den Zertifizierungsanforderungen übereinzustimmen.
Diese beinhalten mindestens:
• der Name der juristischen Person,
• Standortwechsel,
• Im Falle eines Produktrückrufs stellt die Unternehmensleitung sicher, dass die Zertifizierungsstelle innerhalb von drei (3) Werktagen informiert wird.

1.3 Überprüfung durch die Unternehmensleitung
1.3.1 Die Unternehmensleitung stellt sicher, dass das Qualitäts- und Produktsicherheitsmanagementsystem mindestens jährlich oder häufiger, falls Änderungen vorgenommen wurden, bewertet wird. Diese Überprüfung beinhaltet mindestens:
• Auditergebnisse,
• Rückmeldungen von Kunden,
• Prozess- und Produktkonformität,
• Status der Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen,
• Qualitäts- und Produktsicherheitspolitik und deren Ziele,
• Engagement zur Produktsicherheitskultur,
• Folgemaßnahmen aus vorherigen Bewertungen durch die Unternehmensleitung,
• Änderungen, die die Produktsicherheits- und Qualitätsmanagementsysteme beeinflussen könnten sowie
• Empfehlungen zur Verbesserung.
1.3.2 Diese Überprüfung beinhaltet die Evaluierung von Maßnahmen zur Steuerung des Qualitätsund Produktsicherheitsmanagementsystems und zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

2 Qualitäts- und Produktsicherheitsmanagementsystem

2.1 Anforderungen an die Dokumentation
2.1.1 Das System für Produktsicherheit und Qualitätsmanagement ist dokumentiert und an einem Ort aufbewahrt (Produktsicherheits- und Qualitätshandbuch oder elektronisch dokumentiertes System).
2.1.2 Es existiert ein dokumentiertes Verfahren zur Lenkung von Dokumenten und ihren Änderungen.
2.1.3 Alle Dokumente sind deutlich lesbar, eindeutig und umfassend. Sie stehen den betreffenden Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung.
2.1.4 Alle für die Produktkonformität notwendigen Dokumente liegen jederzeit in der aktuellen Version vor.
2.2 Lenkung von Aufzeichnungen
2.2.1 Alle für die Produktanforderungen relevanten Aufzeichnungen werden detailliert und lückenlos geführt und sind auf Anfrage verfügbar.
2.2.2 Aufzeichnungen sind gut lesbar und authentisch. Sie werden so geführt, dass eine nachträgliche Manipulation ausgeschlossen ist. Wenn Aufzeichnungen elektronisch geführt werden ist ein System vorhanden, welches sicherstellt, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugang haben, um diese Aufzeichnungen zu erstellen oder zu ändern (z. B. Passwortschutz).
2.2.3 Alle Aufzeichnungen werden entsprechend rechtlicher Anforderungen und Kundenanforderungen aufbewahrt. Liegen keine derartigen Anforderungen vor, sind die Aufzeichnungen mindestens für ein Jahr nach der angegebenen Haltbarkeit aufzubewahren. Bei Produkten, die keine Haltbarkeitsfrist haben, ist die Dauer der Aufbewahrung zu begründen. Diese Begründung ist dokumentiert.
2.2.4 Die Aufzeichnungen sind sicher aufbewahrt und leicht zugänglich.

2.3 Risikomanagementsystem
2.3.1 KO Nr. 2: Grundlage des Steuerungssystems für Produktsicherheit des Unternehmens ist ein vollständig umgesetztes, systematisches und umfassendes Risikomanagementsystem.
2.3.2 Das Unternehmen muss sicherstellen, dass das Steuerungssystem für Produktsicherheit seiner Lieferanten ein vollständig umgesetztes, systematisches und umfassendes Risikomanagementsystem ist. Es berücksichtigt dabei alle rechtlichen Anforderungen der Produktions- und Bestimmungsländer. Für Lebensmittelhersteller ist ein HACCP-System gefordert, das auf den Grundsätzen des Codex Alimentarius basiert.
2.3.3 Es ist ein dokumentierter Risikobewertungsprozess vorhanden, der alle Prozesse umfasst, für die das Unternehmen verantwortlich ist und die einen Einfluss auf die Produktsicherheit haben. Dabei werden die verschiedenen Produktarten sowie ggf. unterschiedliche Dienstleistungsstufen berücksichtigt, falls anwendbar.
2.3.4 Das Unternehmen verfügt über ein multidisziplinäres Risikomanagementteam. Es besteht aus Personen, die über ausreichende Kenntnisse der damit verbundenen Dienstleistungen, Produkte und Gefahren verfügen. Sind diese Kenntnisse unzureichend, ergreift das Unternehmen geeignete Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die Risikobewertung von einer oder mehreren kompetenten Person(en) durchgeführt wird.
2.3.5 Vollständige Beschreibungen der Broker-Dienstleistungen und Produkte sind verfügbar und enthalten relevante Informationen zur Produktsicherheit. Alle Schritte, für die der Broker verantwortlich ist, und ihre Verbindung zueinander, sind in einem Fließdiagramm dargestellt.
2.3.6 Es wurde eine Analyse und Bewertung aller Gefahren durchgeführt, die alle physikalischen, chemischen und biologischen Gefahren, einschließlich Allergene, die vernünftigerweise erwartet werden können, bewertet. Sie berücksichtigt die Wahrscheinlichkeit des Auftretens von Gefahren und die Schwere ihrer gesundheitsschädlichen Auswirkungen. Wird eine Risikoklassifizierung verwendet, so ist für jede Risikoklasse eine Gefahrenanalyse mit Risikobewertung dokumentiert.
2.3.7 Die Festlegung relevanter Kontrollmaßnahmen ist durch einen logisch begründeten Ansatz nachgewiesen. Darauf aufbauend sind geeignete Grenzwerte definiert und validiert, um eindeutig zu erkennen, wann ein Prozess außer Kontrolle geraten ist.
2.3.8 Auf Grundlage der Ergebnisse des Risikobewertungsprozesses sind Überwachungsverfahren festgelegt. Wenn eine Kontrollmaßnahme nicht beherrscht wird, werden geeignete Korrekturmaßnahmen ergriffen und dokumentiert. Diese Korrekturmaßnahmen berücksichtigen auch alle nichtkonformen Produkte.
2.3.9 Die Risikobewertung wird regelmäßig überprüft, mindestens jährlich, und/oder wenn sich eine Änderung in den Abläufen ergeben hat; gegebenenfalls wird die Risikobewertung geändert/ aktualisiert.


3 Ressourcenmanagement
3.1 Alle Mitarbeiter, deren Arbeit Einfluss auf die Produktsicherheit, -legalität und -qualität hat, besitzen die dafür notwendige Kompetenz durch Ausbildung, Berufserfahrung und/oder Schulungen,
entsprechend der Aufgabe der Mitarbeiter, auf Grundlage einer Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken.
3.2 Das Unternehmen hat dokumentierte Schulungs- und/oder Unterweisungsprogramme gemäß den Produktanforderungen und den Schulungsanforderungen der Mitarbeiter umgesetzt. Basierend auf den Arbeitsplatzbeschreibungen der Mitarbeiter ist eine Übersicht (z. B. Matrix) vorhanden, aus der sich die erforderlichen Schulungen ergeben.
3.3 Es sind Aufzeichnungen über alle Schulungsveranstaltungen verfügbar, aus denen Folgendes hervorgeht:
• Teilnehmerliste (mit Unterschrift versehen),
• Datum,
• Dauer,
• Inhalt(e) der Schulung,
• Name des Trainers/Tutors.
Es ist ein Verfahren oder Programm vorhanden, das die Wirksamkeit der Schulungsprogramme belegt.
3.4 Die Schulungsinhalte werden regelmäßig überprüft und aktualisiert und berücksichtigen die spezifischen Unternehmensbelange, die Produktsicherheit, die produktbezogenen gesetzlichen Anforderungen sowie Produkt- und Prozessänderungen.


4 Planungs- und Dienstleistungsprozess
4.1 Vertragsprüfung
4.1.1 Die zwischen den Vertragspartnern definierten Anforderungen sind festgelegt, überprüft und hinsichtlich ihrer Akzeptanz vereinbart, bevor eine Liefervereinbarung geschlossen wird. Alle
Bestimmungen bezüglich Produktqualität und -sicherheit sind an die relevanten Mitarbeiter kommuniziert und werden von ihnen verstanden.
4.1.2 Änderungen bestehender vertraglicher Vereinbarungen sind dokumentiert und zwischen den Vertragspartnern kommuniziert.
4.1.3 Spezifische Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen der Kunden werden dem Lieferanten und/oder Dienstleister des Unternehmens mitgeteilt und von ihm verstanden.

4.2 Spezifikationen
4.2.1 Für alle Produkte sind Spezifikationen vorhanden und verfügbar. Sie sind aktuell, eindeutig formuliert und entsprechen den gültigen rechtlichen Bestimmungen des jeweiligen Bestimmungslandes und den Kundenanforderungen.
4.2.2 KO Nr.3: Die Kundenspezifikation wird vollkommen eingehalten
4.2.3 Wo vom Kunden gefordert, sind die Produktspezifikationen schriftlich vereinbart.
4.2.4 Es existiert ein Verfahren für die Erstellung, Änderung und Freigabe von Spezifikationen und für alle Teile der Dienstleistung, das die vorläufige Zustimmung des Kunden einschließt, wenn
Spezifikationen mit Kunden vereinbart wurden.

4.3 Produktentwicklung/Produktänderung/Änderungen der Produktionsprozesse
4.3.1 Für die Produktentwicklung für Eigenmarken und Kundeneigenmarken ist ein Verfahren vorhanden, das die Prinzipien der Risikobewertung berücksichtigt (und ein HACCP System, nach dem
Codex Alimentarius für Lebensmittel), einschließlich Lebensmittelbetrug (food fraud). Das Verfahren stellt sicher, dass alle existierenden und neuen Produkte so beschaffen sind, dass
sie den gesetzlichen Anforderungen und Kundenanforderungen erfüllen. Dieses Verfahren berücksichtigt ebenfalls Patente, falls anwendbar.
4.3.2 Das Unternehmen übernimmt die Verantwortung für die Rezeptur, Produktionsverfahren,
Prozessparameter und die Erfüllung von Produktanforderungen. Diese Parameter sind festgeschrieben und durch Probeläufe und/oder durch Produktprüfungen sichergestellt.
4.3.3 Wenn erforderlich stellt das Unternehmen sicher, dass Tests zur Haltbarkeit oder geeignete
Prozesse, unter Berücksichtigung von Rezeptur, Verpackung, Herstellungs- und Deklarationsangaben durchgeführt werden. Auf dieser Grundlage werden Mindesthaltbarkeitszeiten ermittelt.
4.3.4 Das Unternehmen stellt bei der Produktentwicklung eines Lebensmittels sicher, dass sensorische Prüfungen durchgeführt und die Ergebnisse dieser Prüfungen überprüft und umgesetzt werden.
4.3.5 Es ist ein Verfahren implementiert welches sicherstellt, dass die Kennzeichnung/Deklaration aller existierenden und neuen Produkte der aktuellen Gesetzgebung der Bestimmungsländer sowie den Kundenanforderungen entsprechen.
4.3.6 Zubereitungsempfehlungen und/oder Hinweise zur Verwendung der Produkte sind festgelegt. Wo angemessen, beziehen sich die Empfehlungen für die Verwendung auf die Zufriedenheit und
Sicherheit der Verbraucher. Sofern festgelegt, werden Kundenanforderungen mit einbezogen.
4.3.7 Wenn die Produktentwicklung vom Kunden vordefiniert ist, stellt das Unternehmen sicher, dass alle definierten Produktanforderungen erfüllt werden.
4.3.8 Der Verlauf und das Ergebnis der Produktentwicklung sind anhand von Aufzeichnungen nachvollziehbar. Aufzeichnungen, die für die Produktsicherheit, -legalität und -qualität relevant sind, sind im Unternehmen verfügbar.

4.4 Einkauf
4.4.1 Das Unternehmen lenkt Einkaufsprozesse um sicherzustellen, dass alle extern bezogenen Produkte und Dienstleistungen, die einen Einfluss auf Produktsicherheit und -qualität haben, den Anforderungen entsprechen.
4.4.2 Es liegt ein Verfahren zur Zulassung und Überwachung von Lieferanten und Dienstleistern vor.
4.4.3 Das Verfahren zur Zulassung und Überwachung basiert auf einer Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken und beinhaltet klare Bewertungskriterien, wie z.B.:
• Audits,
• Analysenzertifikate,
• Lieferantenzuverlässigkeit und Reklamationen (inkl. Betrug) sowie
• geforderte Leistungsstandards
4.4.4 Der Lieferant des Produkts ist nach einem IFS-Standard oder einem anderen GFSI-anerkannten Standard zertifiziert, der den jeweiligen Tätigkeitsbereich abdeckt.
Ausnahmen können nur gemacht werden, wenn der Kunde ausdrücklich anderen Bedingungen zustimmt hat.
4.4.5 Das Unternehmen verfügt über ein (internes oder externes) risikobasiertes System, um die Herkunftsgebiete der beschafften Produkte zu überwachen.
4.4.6 Lieferanten und Dienstleister werden regelmäßig bewertet, um Risiken zu identifizieren und zu lenken. Alle aus der Bewertung resultierenden Überprüfungen und Maßnahmen sind zu dokumentieren.
4.4.7 Die beschafften Produkte werden gemäß den vorliegenden Spezifikationen und, risikobasiert, auf Authentizität geprüft. Der Prüfplan berücksichtigt mindestens die folgenden Kriterien: Produktanforderungen und Lieferantenstatus (gemäß der Lieferantenbewertung).
4.4.8 Im Falle von Kundeneigenmarken ist für Produktlieferanten, in Übereinstimmung mit den Kundenanforderungen, ein System zur Lieferantenzulassung vorhanden.


4.5 Produktverpackung
4.5.1 Für Importprodukte, Eigenmarken oder Kundeneigenmarken stellt das Unternehmen sicher, dass für alle eingesetzten Verpackungen, die einen Einfluss auf das Produkt haben können, detaillierte
Spezifikationen vorliegen. Diese stimmen mit den aktuellen rechtlichen Bestimmungen der Bestimmungsländer der Produkte überein.
4.5.2 Wo Verpackungsmaterialien die Produktsicherheit der beschafften Produkte gefährden könnten, stellen die Lieferanten Konformitätserklärungen zur Verfügung, die die Übereinstimmung mit den rechtlichen Vorgaben bestätigen. Wenn keine spezifischen rechtlichen Anforderungen anwendbar sind, liegen Nachweise über die Eignung des Verpackungsmaterials für den Verwendungszweck vor.
4.5.3 Wenn Kunde oder Gesetzgebung eine Änderung der Verpackung fordert, stellt das Unternehmen sicher, dass der Lieferant die Verpackung kontrolliert und dass das Produkt den gesetzlichen und/oder Kundenanforderungen entspricht. Der Lieferant prüft regelmäßig die Verwendung der korrekten Verpackung und führt hierüber Aufzeichnungen. Das Unternehmen stellt sicher, dass diese Überprüfungen durchgeführt werden.
4.5.4 Wenn Kunde oder Gesetzgebung eine Änderung der Kennzeichnung fordern, stellt das Unternehmen sicher, dass der Lieferant die Kennzeichnung anpasst, um diese Änderungen zu erfüllen.
Die Kennzeichnung/Deklaration ist lesbar, unverwischbar und stimmt mit der mit dem Kunden vereinbarten Produktspezifikation (inklusive z.B. Haltbarkeit) überein. Die Kennzeichnung wird regelmäßig überprüft und die Überprüfung dokumentiert


4.6 Rückverfolgbarkeit (inkl. GVO und Allergene)
4.6.1 KO Nr. 4: Es ist ein System zur Rückverfolgung vorhanden, das die vollständige Identifikation der
Produkte ermöglicht. Die Kennzeichnung der Produkte erfolgt so, dass eine vollständige Rückverfolgbarkeit gewährleistet ist. Das Rückverfolgbarkeitssystem sowie dazugehörige Aufzeichnungen gewährleisten eine lückenlose Rückverfolgbarkeit vom Lieferanten (definierte Chargenmenge) bis zur Anlieferung beim Kunden.
4.6.2 Das Rückverfolgbarkeitssystem wird regelmäßig, mindestens jährlich und bei jeder Änderung
des Rückverfolgbarkeitssystems getestet. Der Test verifiziert die Rückverfolgbarkeit in beide Richtungen (vom Lieferanten des Brokers bis hin zum Kunden (inkl. Logistikdienstleister, und umgekehrt) und beinhaltet auch die Mengenprüfung. Die Testergebnisse werden aufgezeichnet.
4.6.3 Für Eigenmarken und Kundeneigenmarken gewährleistet das Rückverfolgbarkeitssystem eine vollständige Rückverfolgbarkeit vom letzten Verarbeitungsschritt des Produkts bis zur Auslieferung an den Kunden.
4.6.4 Werden vom Kunden Rückstellmuster gefordert, stellt das Unternehmen sicher, dass der Lieferant repräsentative Rückstellmuster für jede hergestellte Charge identifiziert und bis zum Verfallsdatum aufbewahrt oder, falls gefordert, auch für einen längeren Zeitraum. Das Unternehmen erhält eine Liste über alle hergestellten Chargen, die unter diese Broker-Dienstleistungen fallen.

4.7 Verminderung von Lebensmittelbetrug (food fraud)
4.7.1 Die Verantwortung für die Schwachstellenanalyse in Bezug auf Lebensmittelbetrug und den Plan zur Vermiderung der Schwachstellen ist klar festgelegt. Die Verantwortlichen verfügen über die
entsprechenden spezifischen Kenntnisse und Sachverstand und haben die deutliche Unterstützung der Unternehmensleitung.
4.7.2 Eine dokumentierte Schwachstellenanalyse („Vulnerability Assessment“) für alle bezogenen Produkte (inklusive Verpackung) ist durchzuführen, um die Risiken in Bezug auf Austausch, Falschetikettierung, Verfälschung oder Imitation zu ermitteln. Die Kriterien die in der Schwachstellenanalyse berücksichtigt werden sind definiert.
4.7.3 Ein dokumentierter Plan zur Verminderung von Lebensmittelbetrug ist entwickelt und umgesetzt, um alle identifizierten Risiken zu kontollieren. Dieser Plan bezieht sich auf die Schwachstellenanalyse.
Die Methoden der Kontrolle und Überwachung sind definiert und umgesetzt.
4.7.4 Die Schwachstellenanalyse zu Lebensmittelbetrug wird regelmäßig, mindestens jährlich, überprüft und/oder wenn signifikante Änderungen erfolgen. Wenn notwendig wird der Plan zur Verminderung von Lebensmittelbetrug überprüft und angepasst.
4.7.5 Das Unternehmen stellt sicher, dass Lieferanten eine Schwachstellenanalyse zu Lebensmittelbetrug und betrügerischen Aktivitäten durchgeführt und einen Plan zur Verminderung von Lebensmittelbetrug implementiert haben, um die identifizierten Risiken zu beherrschen.


4.8 Logistische Aktivitäten
4.8.1 Wenn ein Unternehmen einen Transport- oder Lagerdienstleister beauftragt, sind alle relevanten Anforderungen zur Absicherung der Produktsicherheit und -qualität (inklusive Produktschutz) eindeutig in einem Dienstleistungsvertrag festgeschrieben oder der Dienstleister ist nach IFS Logistics oder einem anderen GFSI-anerkannten Standard der den jeweiligen Tätigkeitsbereich abdeckt zertifiziert.
4.8.2 Falls ein Unternehmen ein eigenes Lager besitzt oder Transportdienstleistungen durchführt und dies mit im IFS Zertifizierungsbereich ausweisen möchte, ist eine IFS Logistics Zertifizierung (Kombi-Audit mit IFS Logistics Checkliste) erforderlich, es sei denn, der Kunde hat andere Bedingungen akzeptiert.

5 Messungen, Analysen, Verbesserungen

5.1 Interne Audits
5.1.1 KO Nr. 5: Wirksame interne Audits werden gemäß eines festgelegten Auditprogramms durchgeführt und decken mindestens alle Anforderungen dieses IFS Standards ab. Erfassungsbereich und Häufigkeit der internen Audits werden mittels Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken bestimmt.
5.1.2 Interne Audits von Tätigkeiten, die kritisch für die Produktsicherheit, Spezifikationen sowie eigene Dienstleistungen sind, werden mindestens einmal jährlich durchgeführt.
5.1.3 Die Auditoren sind sachkundig und stehen in keiner Abhängigkeitsbeziehung zum auditierten Bereich.
5.1.4 Die Unternehmensleitung und die in den Bereichen verantwortlichen Personen werden über die Auditergebnisse informiert. Erforderliche Korrekturmaßnahmen und ein Terminplan für die Umsetzung sind festgelegt und dokumentiert und werden allen betroffenen Mitarbeiter kommuniziert.


5.2 Produktanalysen
5.2.1 Es gibt Verfahren zu Produktanalysen/Prüfverfahren die sicherstellen dass alle spezifizierten Produktanforderungen, rechtliche Anforderungen und Spezifikationen eingehalten werden. Mikrobiologische, physikalische und chemische Analysen die hierfür erforderlich sind werden intern durchgeführt und/oder extern in Auftrag gegeben.
5.2.2 KO Nr. 6: Wo vom Kunden spezielle Analysen gefordert werden, sind diese in einem Prüfplan definiert und werden gemäß der definierten Vorgaben durchgeführt. Die Prüfergebnisse liegen im Unternehmen vor.
5.2.3 Analysen, die für die Produktsicherheit relevant sind, werden vorzugsweise in Laboratorien durchgeführt, die geeignete akkreditierte Programme/Methoden (ISO 17025) vorweisen. Werden diese Analysen durch einen Betrieb intern oder durch ein Labor durchgeführt, die keine geeigneten akkreditierten Programme/Methoden vorweisen können, sind die Ergebnisse regelmäßig durch Labore verifiziert, die akkreditierte Programme/Methoden (ISO 17025) vorweisen.
5.2.4 Basierend auf einer Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken ist ein Produkt-Stichprobenplan umgesetzt, das alle beschafften Produkte und Broker-Dienstleistungen umfasst. Testergebnisse sind dokumentiert.
5.2.5 Analysenergebnisse werden unverzüglich ausgewertet. Im Falle von unbefriedigenden Ergebnissen bewertet das Unternehmen deren Signifikanz und informiert die Kunden entsprechend. Geeignete Korrekturmaßnahmen werden stets implementiert. Die Analysenergebnisse werden regelmäßig überprüft, um Trends zu identifizieren. Weist die Trendanalyse auf potentielle Probleme hin die auftreten könnten, führt das Unternehmen Korrekturmaßnahmen durch.
5.2.6 Auf Grundlage interner oder externer Informationen über Produktrisiken, die einen Einfluss auf die Produktsicherheit und/oder Qualität (inkl. Verfälschung und Betrug) haben könnten, aktualisiert das Unternehmen den Prüfplan und/oder ergreift jede geeignete Maßnahme um den Einfluss auf die fertigen Produkte zu kontrollieren.

5.3 Produktsperrung und -freigabe
5.3.1 Als Teil des Notfallverfahrens (Krisenmanagementsystem) hat das Unternehmen sichergestellt, dass der Lieferant oder Dienstleister Systeme zur Identifizierung und Kontrolle nichtkonformer Produkte eingeführt hat und dass es tragfähige Quarantäne-Verfahren (Sperrung) gibt für den Fall, dass ein nichtkonformes Produkt identifiziert wird.
5.3.2 Sofern Produkte einer positiven Freigabe unterliegen, ist ein Verfahren definiert und wirksam implementiert, um die Einhaltung der Produktanforderungen vor der Freigabe sicherzustellen.

5.4 Umgang mit Beanstandungen/Reklamationen von Behörden und Kunden
5.4.1 Es ist ein System zum Umgang mit Produktbeanstandungen und Produktreklamationen eingeführt.
5.4.2 Alle Beanstandungen/Reklamationen werden durch fachkundiges Personal bewertet. Sind diese berechtigt, werden angemessene Maßnahmen an den Lieferanten oder Dienstleister kommuniziert und so schnell wie möglich eingeleitet.
5.4.3 Beanstandungen/Reklamationen werden analysiert, um vorbeugende Maßnahmen einzuleiten die das Wiederauftreten der Nichtkonformität verhindern.
5.4.4 Die Ergebnisse der Reklamationsdatenanalyse wird den entsprechenden Verantwortlichen und der Unternehmensleitung bekannt gemacht.


5.5 Umgang mit Vorfällen, Produktrücknahme, Produktrückruf
5.5.1 Ein Verfahren für das Management von Vorfällen und möglichen Notfallsituationen mit Einfluss auf Produktsicherheit, -rechtmäßigkeit und -qualität ist definiert. Dieses Verfahren ist implementiert und wird aufrechterhalten. Es umfasst mindestens:
• die Benennung und Schulung eines Krisenstabs,
• eine Notrufnummernliste,
• eine juristische Beratung (falls notwendig),
• Erreichbarkeiten,
• Kundeninformationen und
• einen Kommunikationsplan, inklusive der Information an die Verbraucher, falls notwendig.“
5.5.2 KO Nr.7: Es gibt ein wirksames Verfahren zur Rücknahme und zum Rückruf aller Produkte. Dies stellt sicher, dass betroffene Kunden schnellstmöglich informiert werden. Dieses Verfahren beinhaltet die eindeutige Regelung von Verantwortlichkeiten.
5.5.3 Aktuelle Notrufinformationen (z. B.: Namen und Telefonnummern von Lieferanten, Kunden und von zuständigen Behörden) sind vorhanden. Ein Mitarbeiter des Unternehmens, der die Befugnis
hat den Prozess des Umgangs mit Vorfällen, Produktrücknahme und -rückruf einzuleiten, ist ständig erreichbar.
5.5.4 Das Verfahren für Rücknahmen wird intern regelmäßig, mindestens einmal jährlich hinsichtlich
seiner Praktikabilität, Wirksamkeit und zeitnahen Umsetzung getestet. Der Test erfolgt so, dass die Wirksamkeit der Umsetzung und die Funktionalität überprüft werden.


5.6 Umgang mit nichtkonformen Produkten
5.6.1 Es liegt ein Verfahren für die Handhabung von allen nichtkonformen Produkten vor.
5.6.2 Das Verfahren für die Handhabung von nichtkonformen Produkten enthält mindestens:
• die Gefahrenanalyse und Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken,
• Isolations-/Quarantäneverfahren
• Produktidentifikation (z. B. Kennzeichnung),
• Entscheidung über die weitere Verwendung (z. B.: Freigabe, Nachbearbeitung/ Nachbehandlung, Sperrung, Quarantäne, Rückweisung/Entsorgung).
• Informationen zur Prozesskette
• klar definierte Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter sowie Lieferanten und/oder Dienstleister.
5.6.3 Die Verfahren für den Umgang mit nichtkonformen Produkten werden von allen betroffenen Mitarbeitern verstanden.
5.6.4 Liegen Nichtkonformitäten vor, werden durch den Broker schnellstmöglich Korrekturen bei dem betreffenden Lieferanten, Hersteller und/oder Dienstleister veranlasst, um die Erfüllung der Produktanforderungen sicherzustellen.
5.6.5 Endprodukte (einschließlich Verpackungen), die nicht den Spezifikationen entsprechen, dürfen nicht unter dem betreffenden Etikett in Verkehr gebracht werden, es sei denn, es liegt eine schriftliche Genehmigung des Markeneigners vor.


5.7 Korrekturmaßnahmen
5.7.1 Es besteht ein Verfahren zur Erfassung und Analyse von Nichtkonformitäten mit dem Ziel, durch Vorbeuge- und/oder Korrekturmaßnahmen Wiederholungen zu verhindern. Dies kann eine Ursachenanalyse beinhalten.
5.7.2 KO Nr.8: Korrekturmaßnahmen werden eindeutig formuliert, dokumentiert und schnellstmöglich ergriffen, um ein erneutes Auftreten der Nichtkonformität zu vermeiden. Die Verantwortlichkeiten und die zeitnahen Fristen für die Korrekturmaßnahmen sind eindeutig definiert. Die Dokumentation wird sicher aufbewahrt und ist leicht zugänglich.
5.7.3 Die Durchführung der eingeleiteten Korrekturmaßnahmen wird dokumentiert und deren Wirksamkeit überprüft.

6 Produktschutzbewertung
6.1 Das Unternehmen stellt sicher, dass die Verantwortlichkeiten des Lieferanten hinsichtlich des Produktschutzes eindeutig definiert sind.
6.2 Das Unternehmen stellt sicher, dass die Lieferanten und Logistikdienstleister eine Gefahrenanalyse und eine Bewertung der damit zusammenhängenden Risiken zum Produktschutz durchgeführt und dokumentiert haben. Basierend auf dieser Bewertung und gesetzlichen Anforderungen hat der Lieferant/Dienstleister einen Plan zum Produktschutz implementiert, der die identifizierten
Risiken vermindert.

Karl Kastner, MSc. Unternehmensberatung
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